Bilo da želite sniziti troškove poslovanja ili želite na službenim dokumentima ispisivati adresu koju si zapravo ne možete priuštiti, nastavite čitati ovaj tekst. Danas predstavljamo popularno i povoljno rješenje pitanja poslovne adrese – virtualni ured.

Što je virtualni ured?

Poslovanje putem virtualnog ureda primarno je namijenjeno onim djelatnostima kod kojih fizička prisutnost u uredu nije važna za obavljanje posla. Djelatnici virtualnog ureda i dalje pripadaju istom uredu, istoj tvrtci, ali ne rade na jednom mjestu. Od zaposlenika se ne očekuje da svakog dana odlaze na posao već da obave svoj dio posla – od doma, iz kafića ili s nekog trećeg mjesta.

Recimo, na primjer, da ste vlasnik agencije za provođenje telefonskih anketa. Sve što je potrebno za obavljanje tog posla vaši zaposlenici mogu imati i kod kuće – računalo, pristup internetu, mobilni uređaj ili telefon i odgovarajuće programe. Nije vam potreban ured u kojem će svi oni svakog dana zajedno raditi od 9 do 17 sati, ali vam je potrebna adresa na koju ćete primati službenu poštu i na kojoj ćete povremeno moći obaviti pokoji sastanak.

U nekim slučajevima se cijelo poslovanje vodi iz doma vlasnika, no on ne želi da mu se sastanci održavaju u dnevnom boravku ili da njegova privatna adresa bude ispisana na svim dokumentima i da mu na nju pristiže pošta vezana uz posao. Zbog takvih i sličnih situacija nastao je virtualni ured.

Pokretanje virtualnog ureda

Prije no što se pozabavimo tehničkim aspektima, pretpostavljamo da bar neke od vas muči pitanje kontrole i nadzora rada vlastitih zaposlenika. Dok s jedne strane postoje mehanizmi i načini za to, istovremeno je jasno da određeni stupanj povjerenja predstavlja nužni uvjet ako želite uspješno voditi vaš virtualni ured.

Isto tako, budući da ovo predstavlja pomak poslovanja u jednom slobodnijem, opuštenijem smjeru, potrebno je cijeloj priči pristupiti otvorenog uma.

Idući važan aspekt su sami zaposlenici, posebice ako se s rada u klasičnom uredu prebacujete na virtualni ured. Bit će onih oduševljenih što ne moraju svakog dana putovati pola sata na posao, ali i onih koji smatraju da im rad od doma neće odgovarati. Preporučljivo je razgovarati sa svim zaposlenicima, posebno onima koji nisu oduševljeni idejom. Svoj budući virtualni ured planirajte zajedno.

Nadzor i očuvanje zajednice

Kao što smo već spomenuli, jedan od izazova kod otvaranja virtualnog ureda je nadzor menadžmenta nad radom zaposlenika, ali i očuvanje timskog duha, kolektivnog rada i zadovoljstva tih zaposlenika koje jedva viđate. U te svrhe, poslužite se nekim od sljedećih trikova:

  • Društvene mreže

U situaciji u kojoj se zaposlenici ne sreću licem u lice, potrebno ih je zbližiti na neki drugi način, stvoriti zajednicu. Brojne društvene mreže omogućuju stvaranje grupa pa razmislite o toj opciji.

  • Skype

Moderna tehnologija je omogućila da doskočimo i problemu sastanaka licem u lice pomoću servisa poput Skypea. Dogovorite redovne tjedne ili mjesečne video sastanke sa svojim timom, posebice ako su vam zaposlenici rasprostranjeni diljem države ili svijeta, pa je sastanak uživo gotovo pa nemoguć.

  • Online pohrana

Sve informacije i dokumente važne za poslovanje tima čuvajte na nekom vanjskom, internetskom poslužitelju, kako bi u svakom trenutku bili svima dostupni.

  • Softver za upravljanje zadacima

Na tržištu se nalaze brojni softveri namijenjeni upravljanju zadacima, projektima, kontaktima i drugim važnim informacijama. Poboljšavaju organizaciju, koordinaciju i balans poslovnih i privatnih obaveza te olakšavaju upravljanje vremenom. Tržište nudi plaćene, ali i odlične besplatne opcije, poput Asane. Na ovaj način svatko će znati koje su njegove dužnosti i neće dolaziti do sukoba ili zanemarivanja.

  • Radno vrijeme

Kod ovakvog načina rada, najčešće nema potrebe da se radi u točno određeno vrijeme jer naglasak je na rezultatima, a ne na satima. Pokušajte zato izići zaposlenicima u susret i tražiti od njih samo da poštuju rokove, bez nametanja sistema „od 9 do 17“.

Kako do virtualnog ureda?

U sklopu usluga kojima pomažemo mladim (i onim starijim) poduzetnicima u pokretanju ili unapređenju posla, nudimo i virtualni ured. Na 650 m2 prostora, na atraktivnoj lokaciji (ugao Vukovarske i Radničke) imamo klasične urede za najam i sobe za sastanke, ali nudimo i najam usluge virtualnog ureda.

Usluga obuhvaća pravo registracije sjedišta tvrtke na našoj adresi, fiksni telefonski i fax broj, usluge operatera – tajnice, poštanski pretinac i zaprimanje pošte, paketa ili pošiljki, otvaranje .hr domene, otvaranje mail adrese, mail server, izradu osnovne web stranice te hosting iste.

Ugovornici usluge virtualnog ureda imaju pravo i po 25% nižoj cijeni rezervirati salu za sastanke, prema svojim potrebama.

Više o samoj usluzi i cijeni po kojoj možete ugovoriti virtualni ured, pročitajte na poveznici.

Mnogo sreće i uspjeha pri pokretanju virtualnog ureda želi vam

Tilio.hr tim.